Зарегистрировать компанию — это начало, а не конец. Дальше каждый год приходят обязательные подачи, продления и запросы: от реестра, налоговой, банка, регистрационного агента. Пропуск даже одной даты может стоить штрафа, блокировки счёта или исключения компании из реестра. Поэтому у каждой международной структуры должен быть корпоративный календарь — основа нашего международного сопровождения.
Коротко: соберите в одном месте все обязательные события по каждой компании и стране, назначьте ответственных и напоминания заранее, храните подтверждения выполнения. Календарь работает, только если его кто-то ведёт.
Что входит в календарь
| Категория | Примеры событий | Последствия пропуска |
|---|---|---|
| Реестр | Годовой отчёт или подтверждение данных, продление регистрации | Штрафы, исключение из реестра |
| Налоги | Декларации по налогу на прибыль, НДС, авансовые платежи | Пени, штрафы, проверки |
| Бухгалтерия | Годовая отчётность, аудит, если обязателен | Штрафы, невозможность подать отчёт |
| Бенефициары | Обновление данных в реестре UBO | Штрафы, проблемы с банками |
| Банки и провайдеры | Периодическое обновление KYC, ответы на запросы | Ограничение или закрытие счёта |
| Лицензии и договоры | Продление лицензий, адреса, агента, страховок | Потеря права деятельности |
Как построить календарь
- Соберите все компании и страны. Включая холдинги, «спящие» компании и филиалы.
- Для каждой выпишите обязательные события. С датами, периодичностью и источником требования.
- Назначьте ответственных. Кто готовит, кто подписывает, кто подаёт — внутри компании или у подрядчика.
- Настройте напоминания. За 30, 14 и 3 дня до срока, с эскалацией, если задача не закрыта.
- Храните подтверждения. Квитанции, подтверждения подачи, письма — в одном архиве.
Типичные проблемы
- Сроки знает только бухгалтер в одной из стран, и при его смене знания теряются.
- Запрос банка ушёл на почту, которую никто не читает.
- «Спящая» компания продолжает накапливать обязательства и штрафы.
- Документы для подачи готовятся в последний день.
Частые вопросы
Нужно ли вести календарь для неактивной компании?
Да. Даже без деятельности у компании остаются обязательства перед реестром и налоговой. Если компания не нужна, её лучше закрыть по правилам.
Можно ли автоматизировать календарь?
Частично: напоминания, задачи и архив легко вести в CRM или таск-трекере. Но содержательную проверку требований и подготовку документов всё равно делают люди. Систему можно построить в рамках CRM/ERP.
Что делать, если срок уже пропущен?
Как можно быстрее подать документы, оплатить штраф и, если возможно, связаться с органом для урегулирования. Чем раньше, тем меньше последствия.
Хотите, чтобы сроки по всем компаниям были под контролем? Оставьте заявку на странице «Международное сопровождение» — соберём единый календарь, назначим ответственных и будем координировать подачи с местными исполнителями. Документы для событий подготовим в услуге «Корпоративные документы».