Die Gründung ist der Anfang, nicht das Ende. Jedes Jahr kommen Pflichtmeldungen, Verlängerungen und Anfragen – von Register, Finanzamt, Bank und Registrierungsagent. Eine einzige verpasste Frist kann ein Bußgeld, ein gesperrtes Konto oder die Löschung bedeuten. Deshalb braucht jede internationale Struktur einen Fristenkalender – die Grundlage unserer internationalen Begleitung.
Kurz gesagt: Bündeln Sie alle Pflichttermine je Gesellschaft und Land an einem Ort, legen Sie Verantwortliche und frühe Erinnerungen fest und bewahren Sie Erledigungsnachweise auf. Ein Kalender funktioniert nur, wenn ihn jemand führt.
Was in den Kalender gehört
| Kategorie | Beispiele | Folgen bei Versäumnis |
|---|---|---|
| Register | Jahresmeldung oder Bestätigung, Verlängerung der Registrierung | Bußgelder, Löschung |
| Steuern | Körperschaftsteuer, Umsatzsteuer, Vorauszahlungen | Zuschläge, Zinsen, Prüfungen |
| Rechnungswesen | Jahresabschluss, Prüfung falls Pflicht | Bußgelder, keine Einreichung möglich |
| Wirtschaftlich Berechtigte | Aktualisierung im Transparenzregister | Bußgelder, Bankprobleme |
| Banken und Anbieter | Regelmäßige KYC-Aktualisierung, Antworten auf Anfragen | Eingeschränktes oder gekündigtes Konto |
| Lizenzen und Verträge | Verlängerung von Lizenzen, Adresse, Agent, Versicherungen | Verlust der Tätigkeitserlaubnis |
So bauen Sie den Kalender auf
- Alle Gesellschaften und Länder erfassen. Inklusive Holdings, ruhender Gesellschaften und Niederlassungen.
- Pflichttermine je Gesellschaft notieren. Mit Datum, Turnus und Rechtsgrundlage.
- Verantwortliche festlegen. Wer erstellt, wer unterzeichnet, wer reicht ein – intern oder beim Dienstleister.
- Erinnerungen einrichten. 30, 14 und 3 Tage vor Frist, mit Eskalation bei offenen Aufgaben.
- Nachweise aufbewahren. Quittungen, Eingangsbestätigungen und Schreiben in einem Archiv.
Typische Probleme
- Nur der Buchhalter in einem Land kennt die Fristen – und das Wissen geht mit ihm.
- Eine Bankanfrage landet in einem Postfach, das niemand liest.
- Eine ruhende Gesellschaft häuft weiter Pflichten und Bußgelder an.
- Unterlagen werden am letzten Tag erstellt.
Häufige Fragen
Brauchen ruhende Gesellschaften einen Kalender?
Ja. Auch ohne Tätigkeit bestehen Pflichten gegenüber Register und Finanzamt. Wird die Gesellschaft nicht mehr gebraucht, sollte sie ordnungsgemäß aufgelöst werden.
Lässt sich der Kalender automatisieren?
Teilweise: Erinnerungen, Aufgaben und Archiv laufen gut in einem CRM oder Task-Tracker. Die inhaltliche Prüfung und die Dokumente erstellen aber weiterhin Menschen. Das System lässt sich im Rahmen unserer CRM/ERP-Systeme aufbauen.
Was tun, wenn eine Frist schon verpasst ist?
So schnell wie möglich einreichen, das Bußgeld zahlen und wenn möglich mit der Behörde Kontakt aufnehmen. Je früher, desto geringer die Folgen.
Sollen die Fristen all Ihrer Gesellschaften unter Kontrolle sein? Senden Sie eine Anfrage auf der Seite Internationale Begleitung – wir erstellen einen gemeinsamen Kalender, legen Verantwortliche fest und koordinieren Einreichungen mit lokalen Dienstleistern. Dokumente erstellen wir über die Leistung Gesellschaftsdokumente.