Une banque d'un pays demande les statuts d'une société d'un autre, un régulateur veut un extrait du registre, un partenaire exige un pouvoir pour le signataire. Et presque toujours revient la formule : « apostillé et traduit ». Sans connaître l'ordre des étapes, la collecte des documents s'étire sur des semaines. Voici comment gérer apostille et légalisation lors de la préparation des documents sociaux.
En bref : si les deux pays sont parties à la Convention de La Haye de 1961, l'apostille suffit. Sinon, il faut une légalisation consulaire, plus longue. La traduction intervient généralement après l'apostille, et l'ordre des étapes compte plus que la vitesse de chacune.
Apostille ou légalisation
| Paramètre | Apostille | Légalisation consulaire |
|---|---|---|
| Quand | Les deux pays sont parties à la Convention | Au moins un pays n'est pas partie |
| Qui la délivre | L'autorité compétente du pays émetteur | Une chaîne : autorités du pays émetteur puis consulat du pays de destination |
| Délai | En général d'un jour à quelques semaines | En général plus long : plusieurs étapes |
| Résultat | Un cachet ou une e-apostille | Plusieurs mentions de légalisation |
Documents généralement apostillés
- Certificat d'immatriculation et extrait du registre.
- Statuts et modifications.
- Registres des associés et dirigeants, certificate of incumbency.
- Décisions et pouvoirs signés pour un usage à l'étranger.
- Copies notariées des passeports des dirigeants et bénéficiaires effectifs.
Le bon ordre
- Précisez les exigences du destinataire. Quels documents, ancienneté maximale de l'extrait, copies notariées ou non, langue de traduction.
- Obtenez originaux ou copies certifiées. L'apostille se pose sur un document officiel ou une copie notariée.
- Apostillez ou légalisez dans le pays d'émission du document.
- Faites traduire. Généralement le document entier avec l'apostille, parfois avec certification dans le pays de destination.
- Vérifiez la validité. Beaucoup de destinataires n'acceptent que des extraits de moins de 3 à 6 mois.
Gagner du temps
- Commandez d'emblée plusieurs jeux apostillés : ils serviront aux banques et partenaires.
- Utilisez l'e-apostille lorsqu'elle existe.
- Préparez en parallèle les documents pour plusieurs destinataires si les exigences se recoupent.
- Tenez un calendrier des dates d'expiration des extraits et pouvoirs.
Questions fréquentes
Peut-on apostiller une copie ?
Une copie notariée, en général oui. Une simple copie non certifiée, non.
Faut-il traduire l'apostille ?
Souvent oui : le destinataire veut tout le document traduit, apostille comprise. À vérifier à l'avance.
Combien de temps l'apostille est-elle valable ?
L'apostille elle-même n'expire pas, mais les destinataires exigent souvent des documents récents, par exemple un extrait de registre de quelques mois.
Besoin de préparer les documents de votre société pour un autre pays ? Envoyez votre demande sur la page documents sociaux : nous recenserons les exigences du destinataire et organiserons apostilles, légalisations et traductions. Si c'est pour une banque, nous ajoutons l'accompagnement KYB/KYC.