Un banco de un país pide los estatutos de una sociedad de otro, un supervisor quiere un certificado registral, una contraparte necesita un poder para el firmante. Y casi siempre aparece la frase: «apostillado y traducido». Sin conocer el orden, reunir documentos se alarga semanas. Así se gestionan apostilla y legalización al preparar documentos societarios.
En resumen: si ambos países forman parte del Convenio de La Haya de 1961, basta la apostilla. Si no, hace falta legalización consular, más larga. La traducción suele hacerse después de la apostilla, y el orden de los pasos importa más que la rapidez de cada uno.
Apostilla frente a legalización
| Parámetro | Apostilla | Legalización consular |
|---|---|---|
| Cuándo | Ambos países son parte del Convenio de La Haya | Al menos uno no es parte |
| Quién la emite | La autoridad competente del país emisor | Cadena: autoridades del país emisor y consulado del país de destino |
| Plazo | Normalmente de un día a pocas semanas | Normalmente más: varias fases |
| Resultado | Sello o apostilla electrónica | Varias diligencias de legalización |
Documentos que suelen requerir apostilla
- Certificado de constitución y certificado registral.
- Estatutos y modificaciones.
- Libros de socios y administradores, certificado de cargos vigentes.
- Acuerdos y poderes firmados para uso en el extranjero.
- Copias notariales de pasaportes de administradores y titulares reales.
El orden correcto
- Aclara los requisitos del destinatario. Qué documentos, antigüedad máxima del certificado, si hacen falta copias notariales, idioma de la traducción.
- Obtén originales o copias certificadas. La apostilla se pone sobre un documento oficial o una copia notarial.
- Apostilla o legaliza en el país que emitió el documento.
- Traduce. Normalmente el documento completo con la apostilla, a veces con certificación en el país de destino.
- Revisa la vigencia. Muchos destinatarios aceptan certificados de no más de 3–6 meses.
Cómo ganar tiempo
- Pide varios juegos apostillados a la vez: los necesitarás para bancos y socios.
- Usa la apostilla electrónica donde exista.
- Prepara documentos para varios destinatarios en paralelo si los requisitos coinciden.
- Lleva un calendario de caducidad de certificados y poderes.
Preguntas frecuentes
¿Se puede apostillar una copia?
Una copia notarial, normalmente sí. Una copia simple sin certificar, no.
¿Hay que traducir la apostilla?
A menudo sí: el destinatario quiere el documento completo traducido, apostilla incluida. Confírmalo antes.
¿Cuánto dura la validez de la apostilla?
La apostilla no caduca, pero los destinatarios suelen exigir documentos recientes, por ejemplo un certificado registral de pocos meses.
¿Necesitas preparar documentos de la empresa para otro país? Envía tu solicitud en la página de documentos societarios: reuniremos los requisitos del destinatario y gestionaremos apostillas, legalizaciones y traducciones. Si son para un banco, añadimos el soporte KYB/KYC.