Eine Bank in einem Land verlangt die Satzung einer Gesellschaft aus einem anderen, eine Aufsicht einen Registerauszug, ein Geschäftspartner eine Vollmacht für den Unterzeichner. Und fast immer fällt der Satz: „mit Apostille und Übersetzung“. Wer die Reihenfolge nicht kennt, sammelt wochenlang Unterlagen. So gehen Sie mit Apostille und Legalisation bei der Vorbereitung von Gesellschaftsdokumenten um.
Kurz gesagt: Sind beide Länder Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens von 1961, genügt eine Apostille. Andernfalls ist eine konsularische Legalisation nötig, die länger dauert. Die Übersetzung erfolgt meist nach der Apostille – die Reihenfolge zählt mehr als das Tempo der einzelnen Schritte.
Apostille und Legalisation im Vergleich
| Parameter | Apostille | Konsularische Legalisation |
|---|---|---|
| Wann nötig | Beide Länder sind Vertragsstaaten | Mindestens ein Land ist kein Vertragsstaat |
| Wer sie erteilt | Zuständige Behörde des Ausstellungslandes | Kette: Behörden des Ausstellungslandes und Konsulat des Ziellandes |
| Dauer | Meist ein Tag bis einige Wochen | Meist länger: mehrere Stufen |
| Ergebnis | Stempel oder elektronische Apostille | Mehrere Legalisationsvermerke |
Typische Dokumente mit Apostille
- Gründungsurkunde und Registerauszug.
- Satzung und Änderungen.
- Gesellschafter- und Geschäftsführerlisten, Certificate of Incumbency.
- Beschlüsse und Vollmachten zur Verwendung im Ausland.
- Notariell beglaubigte Passkopien von Geschäftsführern und wirtschaftlich Berechtigten.
Die richtige Reihenfolge
- Anforderungen des Empfängers klären. Welche Unterlagen, wie aktuell der Auszug, ob beglaubigte Kopien nötig sind, welche Übersetzungssprache.
- Originale oder beglaubigte Kopien beschaffen. Die Apostille kommt auf ein amtliches Dokument oder eine notarielle Kopie.
- Apostille oder Legalisation im Ausstellungsland einholen.
- Übersetzen lassen. Meist das gesamte Dokument samt Apostille, teils mit Beglaubigung im Zielland.
- Gültigkeit prüfen. Viele Empfänger akzeptieren Auszüge nur, wenn sie höchstens 3–6 Monate alt sind.
So sparen Sie Zeit
- Bestellen Sie gleich mehrere apostillierte Sätze – Sie brauchen sie für Banken und Partner.
- Nutzen Sie die elektronische Apostille, wo verfügbar.
- Bereiten Sie Unterlagen für mehrere Empfänger parallel vor, wenn sich Anforderungen decken.
- Führen Sie einen Kalender mit Ablaufdaten von Auszügen und Vollmachten.
Häufige Fragen
Kann eine Apostille auf einer Kopie angebracht werden?
Auf einer notariell beglaubigten Kopie meist ja; eine einfache Kopie reicht nicht.
Muss die Apostille übersetzt werden?
Oft ja: Empfänger wollen das gesamte Dokument übersetzt sehen, einschließlich Apostille. Klären Sie das vorab.
Wie lange gilt eine Apostille?
Die Apostille selbst läuft nicht ab, Empfänger verlangen aber oft aktuelle Unterlagen – etwa einen Registerauszug, der nur wenige Monate alt ist.
Brauchen Sie Firmendokumente für ein anderes Land? Senden Sie eine Anfrage auf der Seite Gesellschaftsdokumente – wir erfassen die Anforderungen des Empfängers und organisieren Apostille, Legalisation und Übersetzungen. Sind die Unterlagen für eine Bank, ergänzen wir die KYB/KYC-Begleitung.