Работа выполнена, клиент доволен, а деньги идут неделями. Знакомая ситуация для агентств, разработчиков и консультантов, работающих с зарубежными клиентами. Чаще всего задержка — не злой умысел, а неудобный счёт: не та валюта, неполные реквизиты, единственный способ оплаты. Ниже — как выставлять инвойсы иностранным клиентам, чтобы их оплачивали быстро.
Коротко: счёт должен быть понятен бухгалтерии клиента без вопросов, содержать ссылку на оплату картой и банковские реквизиты, указывать срок и валюту. Остальное делают автоматические напоминания.
Что обязательно должно быть в инвойсе
- Номер и дата счёта, срок оплаты.
- Полные данные вашей компании и клиента: название, адрес, регистрационный и налоговый номер, если применимо.
- Описание услуг по позициям, количество, цена, итог.
- Валюта и, при необходимости, налоговая информация (например, отметка о механизме reverse charge для B2B в ЕС).
- Банковские реквизиты: IBAN, SWIFT/BIC, банк, назначение платежа.
- Ссылка на оплату картой или другим онлайн-методом.
Как ускорить оплату
| Приём | Эффект |
|---|---|
| Счёт в валюте клиента | Меньше согласований и конвертаций на его стороне |
| Несколько способов оплаты | Клиент выбирает привычный: перевод, карта, локальный метод |
| Короткий срок оплаты | Срок 7–14 дней вместо 30 сокращает цикл |
| Предоплата или этапы | Меньше риска и равномерный денежный поток |
| Автоматические напоминания | Вежливо и без ручной работы |
Сценарий напоминаний
- За 3 дня до срока — дружеское напоминание со ссылкой на оплату.
- В день срока — уведомление о дате оплаты.
- Через 3 дня после — повторное письмо с копией счёта.
- Через 10 дней — звонок или сообщение от ответственного менеджера.
Как не потерять деньги на конвертации
Если вы выставляете счёт в долларах, а клиент платит из евро-счёта, конвертацию сделает его банк по своему курсу, а промежуточные банки могут удержать комиссии. Мультивалютный бизнес-счёт с локальными реквизитами в нужных валютах позволяет получать деньги без лишних потерь.
Частые вопросы
В какой валюте выставлять счёт?
Лучше в валюте клиента или в той, которую он ожидает по договору. Это ускоряет согласование и снижает его издержки.
Нужна ли печать и подпись на инвойсе?
В большинстве стран для международных B2B-счетов достаточно электронного документа с полными реквизитами. Если клиент требует иное — это стоит заранее закрепить в договоре.
Как автоматизировать выставление счетов?
Связать сервис инвойсов с CRM: сделка закрыта — счёт создан и отправлен, оплата пришла — статус обновлён. Это делается в рамках CRM-систем.
Хотите получать оплату от иностранных клиентов быстрее? Оставьте заявку на странице «Платёжные ссылки и инвойсы» — подберём сервис, настроим шаблоны счетов, напоминания и сверку.