Ein Unternehmen lebt nicht nur in Kontoauszügen, sondern in Dokumenten: Wer ist Geschäftsführer, wem gehört es, wer darf Verträge unterzeichnen, was wurde beschlossen? Sind diese Unterlagen in Ordnung, eröffnen Banken schneller Konten, Deals schließen ohne Verzögerung und Prüfungen verlaufen ruhig. Sind sie es nicht, wird jede Anfrage zur Hektik. Hier das Grundpaket und wann Sie Gesellschaftsdokumente brauchen.
Kurz gesagt: Halten Sie Satzung, Gesellschafter- und Geschäftsführerlisten, Beschlüsse zu Schlüsselereignissen und Vollmachten aktuell. Jedes gesellschaftsrechtliche Ereignis – neuer Geschäftsführer, Anteilsübertragung, großer Deal – wird zum Zeitpunkt des Ereignisses dokumentiert, nicht rückdatiert.
Das Grundpaket
| Dokument | Was es belegt | Wann aktualisieren |
|---|---|---|
| Satzung | Führungsregeln und Befugnisse der Organe | Bei Änderung von Regeln, Tätigkeit oder Kapital |
| Gesellschafterliste | Wem die Anteile gehören | Bei jeder Übertragung oder Ausgabe |
| Geschäftsführerverzeichnis | Wer die Gesellschaft führt | Bei Bestellung oder Abberufung |
| Verzeichnis wirtschaftlich Berechtigter | Letztliche Eigentümer | Bei Änderung der Eigentümerstruktur |
| Beschlüsse und Protokolle | Entscheidungen der Organe | Bei jedem wesentlichen Ereignis |
| Vollmachten | Zeichnungsbefugnis von Vertretern | Bei Erteilung und Ablauf |
Ereignisse, die ein Dokument erfordern
- Bestellung oder Wechsel von Geschäftsführer, Secretary oder Zeichnungsberechtigten.
- Anteilsübertragungen, Einstieg eines Investors, Optionszusagen.
- Kontoeröffnung, Bankwechsel, Benennung von Online-Banking-Nutzern.
- Große Geschäfte, Darlehen, Garantien, Verpfändungen.
- Gewinnausschüttungen.
- Gründung von Tochtergesellschaften und Zweigniederlassungen.
So erstellen Sie Dokumente richtig
- Ereignis bestimmen. Was genau passiert und wer muss laut Satzung und Gesetz zustimmen?
- Befugnisse prüfen. Quorum, Abstimmungsverfahren, Notar oder Registereintragung nötig?
- Dokument entwerfen. Beschluss, Protokoll, Vollmacht oder Vereinbarung mit präzisen Formulierungen.
- Korrekt unterzeichnen. E-Signatur, Notar oder Apostille – je nach Verwendungsland.
- Register und Archiv aktualisieren. Ein Dokument ohne Abbildung in Registern und Ablage erzeugt Widersprüche.
Häufige Fragen
Darf ein Beschluss rückdatiert werden?
Besser nicht: Das schafft rechtliche Risiken und Widersprüche zu Register- und Bankdaten. Richtig ist, Ereignisse zeitnah zu dokumentieren.
Was verlangen Banken am häufigsten?
Aktuellen Registerauszug, Satzung, Gesellschafter- und Geschäftsführerlisten, einen Beschluss zur Kontoeröffnung und Benennung der Zeichnungsberechtigten sowie Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten. Mehr bei Geschäftskonten.
Brauche ich für jedes Dokument einen lokalen Anwalt?
Standardbeschlüsse und Protokolle lassen sich nach satzungskonformen Vorlagen erstellen. Ein lokales Gutachten kommt hinzu, wenn die Rechtslage unklar oder der Deal bedeutend ist.
Müssen Sie ein Ereignis dokumentieren oder Ordnung in Ihre Unterlagen bringen? Senden Sie eine Anfrage auf der Seite Gesellschaftsdokumente – wir erstellen Beschlüsse, Protokolle, Register und eine Unterzeichnungs-Checkliste. Für laufende Fristenkontrolle ergänzen wir die internationale Begleitung.